5 Tipps für Videokonferenzen

Jeder Unternehmer weiß, dass effektive Kommunikation das A&O in einem funktionieren Business ist. Gerade die letzten Jahre haben uns bedingt durch die Corona-Pandemie vor Augen gehalten, dass es nicht immer möglich ist, eine Besprechung vor Ort in einem Meetingraum zu führen. Das ist auch der Fall, wenn es sich um ein Treffen mit Kollegen aus dem Ausland handelt. Deswegen sind Videokonferenzen mittlerweile ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen geworden. Gerade bei der Arbeit im Home Office stellen sie die perfekte Alternative zum klassischen Meeting dar. Wir haben Ihnen in diesem Beitrag ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen Sie ihre Videokonferenzen erfolgreich führen können.

Wann werden Videokonferenzen eingesetzt?

Videokonferenzen können in den verschiedensten Bereichen eingesetzt werden, am häufigsten sind hierbei zu nennen:

• firmeninterne Meetings unter den Mitarbeitern (auch aus verschiedenen Abteilungen)

• Kunden- und Verkaufsgespräche

• Bewerbungsgespräche

• Projektbesprechungen von Teilnehmern, die an verschiedenen Standorten arbeiten

• kurze Seminare oder Schulungen

Videokonferenzen überzeugen vor allem, wenn es darum geht, Zeit und Kosten zu sparen und ortsunabhängig zu sein. Durch die visuelle Echtzeitkommunikation der Anbieter Zoom, Microsoft Teams, Google Meet usw. ist eine solche Konferenz auch deutlich effektiver als eine Kommunikation per Telefon oder E-Mail. Jedoch gilt es hierbei nicht nur zu beachten, dass die Videokonferenz ohne Störungen stattfindet. Auch die Art und Weise, wie das Meeting durchgeführt wird, ist entscheidend für den Erfolg. Im Folgenden möchten wir Ihnen Tipps für einen professionellen und erfolgreichen Ablauf Ihrer nächsten Videokonferenz mit auf den Weg geben:

5 Tipps für Videokonferenzen zur erfolgreichen Durchführung

1. Rechtzeitige Ankündigung

Kündigen Sie die Videokonferenz rechtzeitig an, damit sich alle Teilnehmer den gewünschten Termin freihalten können. Laden Sie am besten die entsprechenden Personen per E-Mail ein und geben Sie einen ungefähren Zeitraum an, wie lange das Meeting dauern wird. So kann sich jeder genug Zeit einplanen. Außerdem sollten Sie schon im Voraus das Thema mitteilen, damit sich jeder auf das Gespräch gedanklich vorbereiten kann. Dadurch ist der Videocall gleich effektiver und kann reibungslos ablaufen. In einigen Videokonferenz-Programmen, wie z.B. bei Microsoft Teams, lässt sich außerdem einsehen, wann die Gesprächspartner bereits einen Termin in ihrem Kalender eingetragen haben. Nutzen Sie gerne diese Funktion. So wird die Terminfindung für das Meeting schon im Voraus leichter.

2. Technisches Setting

Die Basis für eine professionelle Videokonferenz besteht aus einer funktionierenden Technik sowie einer guten Vorbereitung. Die richtige Einstellung und Platzierung von Kamera und Mikrofon ist hierbei entscheidend, um sich selbst bestmöglich in Szene zu setzen. Mit einem guten Setting kann sich Ihre Ausstrahlung im Video deutlich verbessern. Vergessen Sie jedoch auch nicht, sich passend für das Meeting zu kleiden.

Planen Sie vor dem virtuellen Meeting genug Zeit ein, um die Technik zu testen. Überprüfen Sie rechtzeitig vor Beginn der Videokonferenz den Ton, die Kamera und die Bildqualität, sodass die Konferenz ohne technische Probleme stattfinden kann. Bei der Kameraeinstellung beachten Sie bitte, dass die Position und der Winkel entsprechend stimmen. Idealerweise sind Sie über Ihr Mikrofon deutlich und in einer angenehmen Lautstärke zu verstehen. Außerdem ist es ratsam, Ihre Präsentation bereits im Hintergrund zu öffnen. Technische Schwierigkeiten lassen nicht nur Sie in einem unprofessionellen Licht erscheinen, sie sind auch für die Meetingteilnehmer unangenehm.

3. Ruhige Umgebung auswählen

Wählen Sie einen geeigneten Raum für Ihre Videokonferenz. Wichtig hierbei ist eine ruhige Umgebung ohne Hintergrundgeräusche oder andere Störungen. Es sollte sichergestellt werden, dass nicht unerwartet andere Personen den Raum betreten.

Außerdem ist es empfehlenswert, vor Beginn des Meetings Ordnung für eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Sie sollten im Mittelpunkt der virtuellen Konferenz stehen, deshalb ist es ratsam, sich vor eine leere, einfarbige Wand zu setzen oder einen passenden Hintergrund einzustellen. Hintergründe werden meist von den Videokonferenz-Programmen selbst angeboten. Bücherregale, Bilder oder Dekoartikel lenken nur unnötig von Ihnen ab.

Achten Sie zusätzlich auf eine angenehme Beleuchtung. Vermeiden Sie Gegenlicht und direktes Sonnenlicht, sowie seitlich einfallendes Licht, da dieses Schatten verstärkt und im Extremfall dazu führen kann, dass nur eine Gesichtshälfte im Video erkennbar ist.

4. Moderation & Agenda festlegen

Wir empfehlen Ihnen, vorab einen Moderator für die Videokonferenz zu nennen. Meistens übernimmt diese Rolle die Person, die zur Konferenz einlädt. Der Moderator führt durch das Meeting und sorgt dafür, dass die Struktur der Themenbesprechung sowie die vorgegebenen Zeiten eingehalten werden. Er ist dafür da, den Überblick zu behalten und für eine effektive Besprechung zu sorgen. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ab sieben Teilnehmern das Meeting an Effizienz verliert. Daher sollte schon im Vorab gut überlegt sein, wer wirklich für die Besprechung aufgrund der Kompetenzen und Zuständigkeiten erforderlich ist. je weniger Personen aktiv teilnehmen, desto konzentrierter können sie zusammenarbeiten. Zusätzlich ist es eine Frage der guten Kommunikation und des Respekts, seine Meeting Partner ausreden zu lassen. Da immer nur ein Teilnehmer im Video zu hören ist, erfordert es etwas Disziplin, gerade wenn die Antwort Ihnen schon auf der Zunge liegt. Jedoch fördert das Ausreden lassen einen reibungslosen Verlauf der Konferenz.

5. Gesprächsprotokoll führen

Zum Abschluss der Konferenz beendet der Moderator das Gespräch , fasst nochmal alle wichtigen Inhalte zusammen und verkündet die nächsten Schritte. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, einen Stift und ein Notizbuch zur Hand zu haben, sodass Sie das Wichtigste mitschreiben können. Das sollten Sie jedoch nicht nur am Ende des Meetings tun, sondern auch schon während der gesamten Gespräche. Hieraus können Sie nämlich ein Gesprächsprotokoll erstellen. Kommt es während des Meetings doch mal zu unerwarteten technischen Problemen, können Sie damit sicherstellen, dass alle Teilnehmer die wichtigsten Informationen bekommen. Das Gesprächsprotokoll können Sie dann nachträglich an alle Teilnehmer per E-Mail versenden.

Starten Sie sicher in ihre nächste Videokonferenz

Sie sehen, eine gelungene Videokonferenz lässt sich nicht ohne bestimmte Vorbereitungen professionell durchführen. Wenn Sie die genannten Tipps jedoch anwenden, steht einem erfolgreichen Online Meeting nichts mehr im Weg. Setzen Sie Termine frühzeitig an, testen Sie die Technik, achten Sie auf eine angemessene Umgebung und begegnen Sie Ihren Meeting Partnern mit Respekt. So wird nichts mehr schief gehen!