Candidate Experience: Bewerber begeistern und langfristig binden

Wie war eure Candidate Experience, als ihr euch für euren aktuellen Job beworben habt? Vermutlich gut, denn eine schlechte Candidate Experience führt sehr häufig dazu, dass die Bewerber den Bewerbungsprozess abbrechen und lieber zu Konkurrenzunternehmen gehen. Damit euch das nicht passiert, verraten wir euch alles, was ihr über die Candidate Experience wissen müsst. 

Was ist eine Candidate Experience?

Die Candidate Experience (Bewerbererlebnis) umfasst alle Eindrücke und Erlebnisse, die ein Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses bei eurem Unternehmen sammelt. Diese reichen von der ersten Kontaktaufnahme über die Stellenausschreibung und den eigentlichen Bewerbungsprozess bis hin zur finalen Entscheidung und darüber hinaus.

Jede Interaktion, jede Kommunikation und jeder Berührungspunkt, den Bewerber mit eurer Firma haben, trägt zur Candidate Experience bei. Ziel ist es, den Bewerbern ein positives und wertschätzendes Erlebnis zu bieten, das euer Unternehmensimage stärkt und die Chancen auf eine langfristige Bindung erhöht.

Warum ist eine gute Candidate Experience wichtig?

Die Candidate Experience ist ein wichtiger Teil eures Employer Brandings. Selbst wenn ein Bewerber die Stelle nicht bekommt, wird er bei einer positiven Candidate Experience euer Unternehmen nicht in schlechter Erinnerung behalten, sich eventuell wieder auf eine neue Vakanz bei euch bewerben und euch vielleicht sogar weiterempfehlen. 

Eine positive Candidate Experience ist aber auch wichtig, damit geeignete Bewerber den Bewerbungsprozess nicht abbrechen und euer Jobangebot auch annehmen. 

Vorteile einer positiven Candidate Experience

Haben Bewerber bei euch eine positive Candidate Experience, könnt ihr von folgenden Vorteilen profitieren:

• Kein Bewerbungsabbruch: Geeignete Bewerber bleiben bis zum Schluss im Bewerbungsverfahren, so dass ihr eine größere Auswahl an neuen Talenten habt. 

• Weiterempfehlung: Die Bewerber empfehlen, unabhängig von einer Zusage oder Absage, euer Unternehmen als guten Arbeitgeber weiter, was eure Arbeitgebermarke stärkt. 

• Größere Bewerberanzahl: Durch die Weiterempfehlungen steigt die Zahl an qualifizierten Bewerbungen für spätere Stellenausschreibungen

• Employer Branding: Ein positives Bewerbererlebnis lässt euer Unternehmen nicht nur für den Kandidaten als guter Arbeitgeber dastehen, sondern auch für andere, da Bewerber auch Familie und Freunden von ihrer Candidate Experience erzählen. Eventuell wird der Bewerber seine Erfahrung mit euch auch auf Plattformen wie Kununu teilen, was euer Employer Branding insgesamt stärkt. 

• Positive Unternehmensreputation: Ein gutes Employer Branding wirkt sich auch auf die Wahrnehmung eures Unternehmens insgesamt aus und verbessert eure Reputation.

Die 6 Phasen der Candidate Experience

Die Candidate Experience eurer Bewerber beginnt mit dem ersten Kontakt und endet erst dann, wenn die Bewerber fest in euer Unternehmen eingegliedert sind. Innerhalb dieses Prozesses durchläuft der Bewerber 6 Phasen (auch oft Candidate Journey genannt), die für eine gelungene Candidate Experience wichtig sind:

Anziehungsphase

Bei der Anziehungsphase handelt es sich um den ersten Kontakt zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen. Dies kann durch eine Stellenanzeige sein, aber zum Beispiel auch durch Empfehlungen, euren Social Media Account oder einen Stand eures Unternehmens auf einer Karrieremesse. Wichtig ist, dass bei diesem ersten Kontakt Interesse geweckt wird, ihr als Arbeitgeber also anziehend auf den Kandidaten wirkt. Eure Kommunikation muss klar und konsistent sein und eure Vorteile als Arbeitgeber sollten in Grundzügen bereits sichtbar sein.

Informationsphase

Habt ihr in der Anziehungsphase alles richtig gemacht, wird der potenzielle neue Bewerber nun weitere Informationen über euer Unternehmen einholen. In dieser Phase spielt eure Unternehmenswebsite eine zentrale Rolle, insbesondere der Karrierebereich. Hier solltet ihr umfassende Informationen über das Unternehmen, die Kultur, die Benefits und die offenen Stellen leicht zugänglich und ansprechend präsentieren.

Transparenz und Authentizität sind Schlüssel zum Erfolg, um das Interesse weiter zu stärken und den Bewerber zur Bewerbung zu motivieren.

Gerade jüngere Talente werden eure Social Media Kanäle in der Informationsphase eingehender betrachten. Auch hier solltet ihr daher mit einem professionellen, aufschlussreichen und übersichtlichen Auftritt von euch überzeugen. 

Achtung: Auch Bewertungsplattformen wie Kununu werden von Bewerbern in der Informationsphase mit einbezogen. Habt ihr bereits ein gutes Employer Branding und zufriedene Mitarbeiter, braucht ihr euch darüber nicht zu sorgen. Achtet aber auch darauf, dass keine falschen oder ungerechtfertigten Kritiken auf solchen Plattformen über euer Unternehmen existieren. 

Bewerbungsphase

Hat der Interessent alle für ihn wichtigen Informationen gesammelt und diese für gut befunden, wird er sich bei euch aktiv bewerben. Den für ihn entstehenden Zeitaufwand solltet ihr so minimal wie möglich halten. Sorgt dafür, dass Online-Formulare übersichtlich und leicht verständlich sind, Dokumente schnell und einfach hochzuladen sind und der Kandidat eine Bestätigungsmail erhält, die freundlich klingt und eurem Employer Branding entspricht. In der Mail solltet ihr den Bewerber auch über das weitere Vorgehen informieren.

Ihr müsst auch andere Bewerbungsmethoden als Online-Formulare ermöglichen. Ein Großteil der Kandidaten bevorzugt beispielsweise eine Bewerbung per E-Mail. Ein sehr geringer Prozentsatz bevorzugt die Bewerbung per Post. Möchtet ihr auf dem Weg keine Bewerber verlieren, solltet ihr somit alle Bewerbungsformen möglich machen. 

Auswahlphase

In die Auswahlphase fällt der Empfang im Unternehmen, das Bewerbungsgespräch (persönlich oder per Audio- oder Videoanruf) und die anschließende Kommunikation (Art und Dauer der Rückmeldung). In all diesen Punkten solltet ihr einen positiven Eindruck hinterlassen. 

In den Bewerbungsgesprächen müssen die Kandidaten nicht nur euch überzeugen, sondern ihr umgekehrt auch sie. Bringt daher unbedingt auch eure Unternehmenskultur in das Gespräch mit ein. Zeigt den Kandidaten, dass die Informationen, die sie in der Informationsphase über euer Unternehmen gesammelt haben, authentisch sind und ihr die angegebenen Werte tatsächlich lebt. 

Zeigt euch im Bewerbungsgespräch gut vorbereitet. Seid über die wichtigsten Punkte im Lebenslauf informiert, kennt euch gut mit der ausgeschriebenen Stelle aus, seid höflich, beantwortet alle Fragen geduldig und begegnet den Bewerbern auf Augenhöhe. Sorgt insgesamt für eine angenehme und entspannte Atmosphäre. 

Bereits die Art, wie der Bewerber im Unternehmen empfangen wird, ist ein wichtiger Touchpoint in der Candidate Experience.

Onboardingphase

Habt ihr euch für einen Kandidaten entschieden und er sich für euch, dürfen eure Bemühungen um eine positive Candidate Experience hier nicht enden. Zeigt eure offene Willkommenskultur auch während des Onboarding-Prozesses. Sorgt dafür, dass eurem neuen Mitarbeiter der Einstieg in den Unternehmensalltag erleichtert wird und überfordert ihn nicht. Sorgt dafür, dass die positiven Erfahrungen, die der Mitarbeiter zuvor mit eurem Unternehmen gesammelt hat, sich in der Onboardingphase bestätigen.

Bekommt euer neues Talent das Gefühl, dass die Freundlichkeit aus dem Bewerbungsprozess nur ein Lockmittel war und dass das Unternehmen nicht so ist, wie ihr es präsentiert habt, dann kann es ganz schnell zu einer Kündigung noch während der Probezeit kommen.  

Nachdem der Bewerber den Job angenommen hat, endet die Candidate Experience noch nicht. Nun kommt es auf ein gutes Onboarding an.

Bindungsphase

Da ihr in der Regeln neue Mitarbeiter nicht nur für einen kurzen Zeitraum sucht, sondern sie länger an euer Unternehmen binden möchtet, müsst ihr dafür sorgen, dass diese sich nicht fremd fühlen, sondern schnell integriert werden und sich als fester Teil des Unternehmens sehen. Überprüft daher regelmäßig den Erfolg eurer Onboarding-Maßnahmen. Nutzt Mitarbeitergespräche, um die Integration in euer Unternehmen zu fördern.

Erst wenn eure neuen Mitarbeiter zu einem festen Bestandteil des Teams geworden sind, endet die Candidate Experience und geht in die Employee Experience über.

Häufige Fehler in der Candidate Experience

Eine positive Candidate Experience zu gestalten klingt in der Theorie ganz einfach. Leider werden in der Praxis von Unternehmen häufig Fehler begangen, die es für euch unbedingt zu vermeiden gilt: 

• Unzureichende Rückmeldungen: Lange Wartezeiten ohne Rückmeldung oder keine Informationen zum Stand der Bewerbung frustrieren Bewerber und lassen sie sich unbeachtet fühlen.

• Unklare Informationen: Eine nur vage oder unklare Kommunikation über den Bewerbungsprozess, die ausgeschriebene Stelle oder die nächsten Schritte kann zu Unsicherheiten und Missverständnissen führen. 

• Komplizierte Bewerbungsformulare: Lange und komplexe Bewerbungsformulare können abschreckend wirken und führen unter Umständen sogar dazu, dass eigentlich sehr qualifizierte Bewerber den Bewerbungsprozess abbrechen. 

• Technische Probleme: Probleme mit dem Online-Bewerbungssystem oder der Bewerbungsplattform können den Bewerber nicht nur frustrieren, sondern auch zum Bewerbungsabbruch führen. 

• Unpersönliche Interaktionen: Standardisierte, unpersönliche Nachrichten und fehlender direkter Kontakt lassen Bewerber sich nicht wertgeschätzt oder als nur einer unter vielen fühlen.

• Fehlendes Feedback: Bewerber, die keine Rückmeldung zu ihrer Bewerbung oder ihrem Interview erhalten, fühlen sich nicht respektiert und ignoriert. Ein solches Verhalten des Unternehmens wird oft auch mit negativen Bewertungen auf Bewertungplattformen wie Kununu abgestraft.

• Schlecht organisierte Interviews: Unvorbereitete Interviewer, unangemessene Fragen oder eine schlechte Gesprächsatmosphäre hinterlassen einen negativen Eindruck.

Bereitet euch auf Bewerbungsgespräche immer gut vor und kennt die wichtigsten Punkte im Lebenslauf des Bewerbers.

• Langwieriger Auswahlprozess: Ein langwieriger Auswahlprozess ohne klare Zeitrahmen oder regelmäßige Updates kann zu Unsicherheit und Frustration bei den Bewerbern führen.

• Übertriebene Jobbeschreibungen: Unrealistische oder übertriebene Darstellungen der Position oder des Unternehmens können zu Enttäuschungen führen, wenn die Realität nicht den Erwartungen entspricht.

• Fehlende Transparenz: Ein Mangel an Ehrlichkeit und Offenheit über die Unternehmenskultur, die Arbeitsbedingungen oder die Herausforderungen der Position kann zu Misstrauen und Unzufriedenheit führen. Zudem kündigen neue Talente oft wieder, wenn sie sich vom Unternehmen getäuscht fühlen. 

• Unpersönliche Absagen: Standardisierte, unpersönliche Absagen ohne spezifisches Feedback hinterlassen einen schlechten Eindruck und zeigen mangelnde Wertschätzung.

• Unzureichendes Onboarding: Ein unstrukturierter oder schlecht organisierter Onboarding-Prozess kann dazu führen, dass neue Mitarbeiter sich überfordert oder nicht willkommen fühlen. Mangelnde Unterstützung und unklare Erwartungen während der Einarbeitungsphase können zu Frustration und schneller Fluktuation führen. 

Sorgt im Onboarding dafür, dass der neue Mitarbeiter sich im Team willkommen fühlt.

Tipps für ein erfolgreiches Candidate Experience Management

Aus den 6 Phasen der Candidate Experience und den häufigen Fehlern von Unternehmen diesbezüglich, lassen sich folgende Tipps für ein erfolgreiches Candidate Experience Management ableiten:

• Ansprechende und informative Karriereseite: Eure Karriereseite ist oft der erste Touchpoint zwischen eurem Unternehmen als Arbeitgeber und den Kandidaten. Gestaltet diese daher ansprechend und informativ und wenn möglich so, dass die Bewerber auch schon erste Einblicke in eure Unternehmenskultur, die Aufstiegschancen und Benefits erhalten, die bei euch möglich sind. Vermeidet zu lange Texte und nutzt stattdessen auch Bilder und Videos. 

• Zeitnahe Reaktionen: Lange Wartezeiten sind ein No-Go. Egal ob auf Rückfragen, Bewerbungen oder Bewerbungsgespräche - Reaktionen sollten immer möglichst zeitnah erfolgen. Gerade die jungen Generationen sind es durch Social Media nicht mehr gewohnt, lange auf Rückmeldungen zu warten. Reagiert ihr zu langsam, wenden sie sich anderen Unternehmen zu. Reagiert ihr hingegen stets zügig, führt das zu einer positiven Candidate Experience. 

• Persönliche Kommunikation: Gestaltet den schriftlichen Kontakt mit den Kandidaten persönlich und individuell. Verzichtet weitestgehend auf standardisierte Schreiben, um den Bewerbern eure Wertschätzung zu zeigen. 

• Seid authentisch: Egal ob in der Stellenausschreibung, auf eurer Karriereseite, in eurer Kommunikation oder beim Bewerbungsgespräch - ihr müsst euer Unternehmen immer offen und ehrlich präsentieren. Seid auf jeden Fall authentisch und gebt euch nicht für etwas aus, was ihr nicht seid. Spätestens in der Onboarding-Phase wird der Bewerber merken, wenn ihr unehrlich ward und noch innerhalb der Probezeit wieder kündigen. 

• Einfacher Bewerbungsprozess: Gestaltet euren Bewerbungsprozess so einfach wie möglich. Sorgt bei Bewerbungsformularen dafür, dass diese leicht zu verstehen sind und technisch einwandfrei funktionieren. Konzentriert euch bei dem, was ihr vom Bewerber verlangt, auf das Wesentliche. Fragt euch zum Beispiel, ob ein Anschreiben wirklich nötig ist. Bei Bewerbungen über LinkedIn oder andere Portale, bei denen die Bewerber bereits einen Lebenslauf hinterlegt haben, könnt ihr auch auf einen extra Lebenslauf verzichten. 

• Klarheit und Transparenz: Die Bewerber müssen immer über die einzelnen Bewerbungsschritte und die voraussichtliche Dauer bis zum nächsten Schritt informiert sein. Außerdem sollten die Bewerber genau wissen, was auf sie im Bewerbungsprozess zukommt und was im Job von ihnen erwartet wird. So reduziert ihr Unsicherheiten und schafft Vertrauen. 

• Gutes Onboarding: Lasst eure Bemühungen um die neuen Mitarbeiter nicht nach der Zusage abflauen, sondern sorgt auch dafür, dass diese ein angemessenes Onboarding erhalten, in dem sie nicht nur sachte an ihre Aufgaben herangeführt, sondern auch ins Team integriert werden. 

• Kontinuierliche Verbesserungen: Lasst euch regelmäßig von Bewerbern und Mitarbeitern Feedback über euren Bewerbungs- und Onboardingprozess geben, um diese kontinuierlich zu verbessern. So könnt ihr Schwachstellen identifizieren und gleichzeitig den Bewerbern zeigen, dass ihr ihre Meinung schätzt und berücksichtigt. 

• Technologien nutzen: Nutzt moderne Technologien, um den Bewerbungsprozess effizienter, angenehmer und persönlicher zu gestalten. Sowohl Bewerbermanagementsysteme als auch Automatisierungen können euch dabei helfen, euren Prozess zu optimieren und die Candidate Experience zu verbessern, zum Beispiel indem die Kommunikation vereinfacht und beschleunigt wird oder eure Stellenanzeigen individualisiert ausgespielt werden. 

Wie lässt sich der Erfolg der Candidate Experience messen?

Wie erfolgreich euer Candidate Experience Management ist, könnt ihr anhand einiger Kennzahlen und Methoden messen, u.a.: 

• Umfragen: Durch regelmäßige Umfragen unter den Bewerbern könnt ihr direktes Feedback zur Candidate Experience erhalten. Fragt nach der Zufriedenheit mit den verschiedenen Aspekten des Bewerbungsprozesses, wie z.B. Kommunikation, Bewerbungsformulare, Interviews und Feedback. 

Persönliche oder anonyme Umfragen unter den Bewerbern helfen euch, euer Candidate Experience Management zu verbessern.

• Net Promoter Score (NPS): Der Net Promoter Score misst die Wahrscheinlichkeit, dass ein Bewerber das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen wird. Eine einfache Frage wie „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?“ gibt Aufschluss über die allgemeine Zufriedenheit und das Vertrauen der Bewerber. In der Regel dürfen die Befragten diese Frage mittels einer Skala von 1 bis 10 beantworten. Personen, die 9 oder 10 angeben, werden Promotoren genannt. Das bedeutet, dass sie das Unternehmen sehr wahrscheinlich weiterempfehlen. Personen die 7 oder 8 Punkte vergeben, zählen zu den Indifferenten. Sie werden das Unternehmen vermutlich nicht weiterempfehlen, sich aber auch nicht negativ darüber äußern. Personen, die 6 Punkte oder weniger vergeben, werden Detraktoren genannt. Sie hatten eine negative Candidate Experience, die mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu führt, dass sie ihren Unmut über euer Unternehmen auch gegenüber Freunden und auf Bewertungsportalen zum Ausdruck bringen. 

• Time to Hire: Die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen, kann ein Indikator für die Effizienz eures Bewerbungsprozesses sein. Eine kürzere Time to Hire deutet auf einen gut organisierten und schnellen Prozess hin, was zu einer besseren Candidate Experience beiträgt.

• Drop-off Rate: Hohe Abbruchraten in einzelnen Phasen des Bewerbungsprozesses können ein Indikator dafür sein, dass innerhalb dieser Phasen ein Problem bei der Candidate Experience vorliegt, welches ihr schnellstens beheben solltet. 

• Offer Acceptance Rate: Die Quote der Bewerber, die ein Jobangebot annehmen, gibt Aufschluss darüber, wie attraktiv das Unternehmen und das Angebot wahrgenommen werden. Eine hohe Annahmequote deutet darauf hin, dass die Candidate Experience positiv war und die Bewerber überzeugt hat.

• Bewertungsportale und Social Media: Auf Bewertungsportalen wie Kununu können euch nicht nur aktive oder ehemalige Mitarbeiter bewerten, sondern auch Bewerber können dort Auskunft über euren Bewerbungsprozess geben. Analysiert regelmäßig die dort eingehenden Bewertungen und nutzt diese als konstruktives Feedback, um Fehler zukünftig zu vermeiden. Auch Kommentare, Bewertungen und Nachrichten auf Social Media können hilfreiche Hinweise liefern. 

• Karriereportal-Analyse: Analysiert die Nutzung und Performance eures Karriereportals. Kennzahlen wie Verweildauer, Seitenaufrufe und Konversionsraten können Hinweise darauf geben, wie ansprechend und benutzerfreundlich euer Karrierebereich gestaltet ist.

Die Candidate Experience als wichtiges Element im Personalmarketing

Eine positive Candidate Experience ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmarketings und trägt maßgeblich zum Erfolg eures Unternehmens bei. Sie stärkt euer Unternehmensimage, erhöht eure Attraktivität als Arbeitgeber und führt zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung eurer Mitarbeiter.

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt kann eine hervorragende Candidate Experience den entscheidenden Unterschied machen. Indem ihr die Candidate Experience kontinuierlich verbessert und den Bewerbungsprozess optimiert, schafft ihr eine Win-Win-Situation für beide Seiten: Eure Bewerber sind zufriedener und ihr habt mehr Erfolg bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter.