Employee Experience: 7 Tipps für die Optimierung der Mitarbeiterzufriedenheit

Als Unternehmen legt ihr natürlich großen Wert darauf, dass eure Kunden bei euch eine exzellente Customer Experience haben. Damit eure Kunden zufrieden sind, ist es aber wichtig, dass es auch eure Mitarbeiter sind, denn diese stehen oft im direkten Kontakt mit euren Kunden und tragen eure Unternehmenswerte nach außen. Daher solltet ihr ebenso in die Employee Experience investieren, um das Engagement und die Produktivität eurer Mitarbeiter zu erhöhen und somit den Erfolg eures Unternehmens zu steigern. Wir erklären euch, wie es geht. 

Definition von Employee Experience

Employee Experience lässt sich auf Deutsch mit dem Wort Mitarbeitererfahrung übersetzen. 

Die Employee Experience entspricht der Summe aller Erfahrungen, die Mitarbeiter während ihrer Zeit in eurem Unternehmen sammeln. Alle Interaktionen, Eindrücke und Emotionen der Mitarbeiter während des gesamten Employee Lifecycles fließen darin mit ein. Employee Experience umfasst dabei alle Berührungspunkte (Touchpoints), wie die Arbeitsplatzkultur, die Arbeitsbedingungen, das Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten sowie persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Employee Experience ist ein ganzheitlicher Ansatz, der die subjektive Wahrnehmung der Mitarbeiter in den Vordergrund stellt. Es geht darum, wie sich Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld fühlen und wie sie die verschiedenen Interaktionen und Prozesse erleben.

Ein gutes Verhältnis zu den Kollegen wirkt sich positiv auf die Employee Experience aus.

Warum ist eine gute Employee Experience wichtig?

Eine positive Employee Experience hat direkten Einfluss auf den Erfolg eures Unternehmens. 

• Fühlen sich eure Mitarbeiter wertgeschätzt und unterstützt, zeigen sie ein höheres Engagement und sind produktiver. So verzeichnen 40% der Unternehmen, die in eine positive Employee Experience investieren, eine gesteigerte Produktivität.

• Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass sich eine gute Employee Experience auch auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. In Zeiten von Fachkräftemangel und zunehmender Fluktuation können Unternehmen, die eine herausragende Employee Experience bieten, ihre Talente besser halten und den "War for Talents" gewinnen. So reduziert eine positive Employee Experience die Fluktuationsrate um bis zu 59%.

• Darüber hinaus ist eine starke Employee Experience oft mit einem besseren Employer Branding verbunden. Zufriedene Mitarbeiter teilen ihre positiven Erfahrungen sowohl online als auch offline, was die Reputation eures Unternehmens als attraktiven Arbeitgeber stärkt.

• Auch die Customer Experience wird durch eine gute Employee Experience gestärkt, da zufriedene Mitarbeiter einen besseren Kundenservice bieten. Rund 40 % der Unternehmen, die auf eine positive Employee Experience setzen, berichten von einer verbesserten Kundenzufriedenheit als Nebeneffekt. 

Was ist der Employee Lifecycle?

Der Employee Lifecycle stellt die unterschiedlichen Phasen dar, die Mitarbeiter innerhalb eures Unternehmens durchlaufen, vom Recruiting, über die Einstellung bis hin zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Jede Phase oder Etappe bringt unterschiedliche Aufgaben und Erwartungen für den Mitarbeiter und den Arbeitgeber mit sich. 

Das Employee-Lifecycle-Modell wird mal in fünf und mal in sieben Phasen dargestellt. Das klassische Modell hat 5 Phasen, beginnt beim Recruiting und endet mit dem Ausstieg des Mitarbeiters aus dem Unternehmen. 

Das moderne Modell umfasst sieben Phasen, entlang derer die Employee Experience eurer Mitarbeiter verläuft. Diese Phasen sind:

• Attraction: In dieser Phase geht es darum, potenzielle neue Mitarbeiter auf euer Unternehmen aufmerksam zu machen und ihr Interesse zu wecken. Neben einem attraktiven Angebot ist hier auch ein effektives Employer Branding entscheidend. In dieses spielt natürlich auch eine positive Employee Experience mit hinein.

• Recruiting: In dieser Phase geht es um den Bewerbungsprozess, die Interviews und das Auswahlverfahren. Die Phase Attraction und Recruiting spielen auch eine wichtige Rolle in der Candidate Experience. Nur Bewerber mit einer positiven Candidate Experience nehmen den Job auch an und werden zu Mitarbeitern, die dann wiederum eine positive Employee Experience bei euch haben sollten. 

• Onboarding: Das Onboarding ist eine entscheidende Phase der Employee Experience. Fühlen sich eure neuen Mitarbeiter dabei nicht wohl, nicht wertgeschätzt und nicht ausreichend informiert, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie euer Unternehmen noch innerhalb der Probezeit wieder verlassen. 

• Development: In dieser Phase geht es darum, eure Mitarbeiter kontinuierlich weiterzubilden und zu fördern. Unterstützt eure Mitarbeiter in ihrer persönlichen und fachlichen Entwicklung, zum Beispiel indem ihr Schulungen und Coachings anbietet. 

• Retention: Ziel dieser Phase ist es, die Mitarbeiter so lange wie möglich in eurem Unternehmen zu halten. Dies gelingt euch u.a. durch eine positive Arbeitskultur, Anerkennung, eine gute Work-Life-Balance und gute Entwicklungsperspektiven. Hier spielen somit geeignete Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung eine entscheidende Rolle. 

• Exit: In der Exit-Phase geht es um den gesamten Ausstiegsprozess eines Mitarbeiters, von der Kündigung über die Ausstellung von Zeugnissen bis hin zu Exit-Interviews, die euch wiederum Informationen darüber liefern sollen, warum der Mitarbeiter gekündigt hat, so dass ihr entsprechende Optimierungen vornehmen könnt, um dies zukünftig zu verhindern. 

• Alumni: Wenn ihr eine positive Unternehmenskultur habt, wird es dennoch manchmal der Fall sein, dass Mitarbeiter euer Unternehmen verlassen, jedoch ohne einen Groll oder dergleichen gegen euch zu hegen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Beziehungen zu diesen ehemaligen Mitarbeitern weiterhin zu pflegen. Denn auch wenn sie nicht mehr für euch arbeiten, so können sie doch als wichtige Fürsprecher für euer Unternehmen fungieren. 

Die 7 Phasen des Employee-Lifecycle-Modells.

Was ist Employee Experience Management?

Employee Experience Management gestaltet, überwacht und optimiert die Employee Experience entlang des gesamten Employee Lifecycles. 

Ziel des Employee Experience Managements ist es, die Arbeitsbedingungen, Prozesse und Interaktionen so zu gestalten, dass eure Mitarbeiter zufrieden, engagiert und produktiv sind. Dabei werden unterschiedliche Tools und Methoden eingesetzt, um die Bedürfnisse eurer Mitarbeiter besser zu verstehen und eine kontinuierliche Verbesserung ihrer Erfahrungen zu ermöglichen. 

Tools, die im Employee Experience Management zum Einsatz kommen sind u.a. HR-Software, Feedback-Tools und Tools zur Datenanalyse.  

Welche Aufgaben hat ein Employee Experience Manager?

Ein Employee Experience Manager ist dafür verantwortlich, die Gesamterfahrung der Mitarbeiter in einem Unternehmen zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Phasen des Employee Lifecycles positiv erlebt werden. Zu den Hauptaufgaben gehören:

• Mitarbeiterfeedback erfassen: Ein Employee Experience Manager sammelt und wertet Informationen aus, die er durch Umfragen, Interviews oder andere Methoden gesammelt hat, um so einen realistischen Blick auf die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu haben.

• Analyse der Employee Journey: Ein Employee Experience Manager analysiert die einzelnen Touchpoints, die eure Mitarbeiter mit dem Unternehmen haben, und identifiziert Potenziale für Verbesserungen.

• Entwicklung und Umsetzung von Strategien: Auf Grundlage der Analysen erarbeitet der Employee Experience Manager Strategien zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

• Sicherstellung einer positiven Unternehmenskultur: Ein zentraler Bestandteil der Aufgabe ist es, eine Kultur zu fördern, in der sich Mitarbeiter wohlfühlen und ihre beste Leistung erbringen können.

Gemeinsame, positive Erlebnisse im Team stärken nicht nur das Team, sondern auch die Employee Experience der einzelnen Mitarbeiter. Denkt in eurem Employee Experience Management daher an regelmäßige Teamevents und andere Möglichkeiten, die Teams näher zusammenzubringen.

7 Tipps für eure Employee Experience Strategie 

Um euer Employee Experience Management effektiver zu gestalten, ist es wichtig, eine Employee Experience Strategie zu entwickeln, umzusetzen und bei Bedarf anzupassen. Wir haben 7 Tipps für eure optimale Employee Experience Strategie:

• Mitarbeiterzentrierung: Der erste Schritt zur optimalen Employee Experience besteht darin, die Mitarbeiter ins Zentrum eurer Unternehmensstrategie zu rücken. Das bedeutet, dass alle Unternehmensentscheidungen – ob es sich um Veränderungen in der Arbeitsumgebung, neue Prozesse oder strategische Ziele handelt – stets im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf eure Mitarbeiter getroffen werden. Mitarbeiter sollten als wertvollste Ressource eures Unternehmens betrachtet werden, und ihre Bedürfnisse und Erwartungen sollten bei allen Planungen und Initiativen berücksichtigt werden.

• Employee Journey: Um die Employee Experience bei euch im Unternehmen gezielt verbessern zu können, ist es notwendig, die Employee Journey eurer Mitarbeiter zu verstehen. Die Employee Journey beschreibt die subjektive Reise, die ein Mitarbeiter während seiner Zeit im Unternehmen erlebt. Während der Employee Lifecycle die objektiven Phasen eines Arbeitsverhältnisses abbildet, konzentriert sich die Employee Journey auf die individuellen Berührungspunkte und emotionalen Erfahrungen des Mitarbeiters in diesen Phasen. Ihr müsst also die verschiedenen Berührungspunkte (Touchpoints) zwischen euren Mitarbeitern und eurem Unternehmen identifizieren und ihre Bedeutung für die Zufriedenheit eurer Angestellten identifizieren. Durch eine detaillierte Analyse der Employee Journey lässt sich feststellen, welche Erlebnisse positiv und welche negativ wahrgenommen werden, sodass gezielt an Verbesserungen gearbeitet werden kann.

• Mitarbeiter-Personas und Journey Maps: Um die Employee Journey besser nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, Mitarbeiter-Personas (Employee-Persona) und Employee Journey Maps zu erstellen. Eine Employee-Persona ist eine fiktive Darstellung eines typischen Mitarbeiters, basierend auf realen Daten wie Jobposition, Alter, beruflichen Zielen und persönlichen Motivationen. Employee Journey Maps wiederum visualisieren die verschiedenen Berührungspunkte eines Mitarbeiters mit dem Unternehmen während seines gesamten Lebenszyklus, von der Anwerbung bis zum Offboarding. Durch das Mapping der Journey wird ersichtlich, welche Erlebnisse und Touchpoints für unterschiedliche Mitarbeitertypen besonders prägend oder herausfordernd sind.

• Mitarbeiterfeedback: Holt regelmäßig das Feedback eurer Mitarbeiter ein, um Probleme frühzeitig zu erkennen und auf die Wünsche und Bedürfnisse eurer Mitarbeiter eingehen zu können. Ihr könnt dazu unterschiedliche Methoden nutzen, wie z.B. Umfragen, Einzelgespräche oder anonyme Feedback-Boxen. So erhaltet ihr wertvolle Einblicke in die Stimmung im Team und könnt Missstände schnell adressieren. Wichtig: Geht offen und transparent mit dem Feedback um, das stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in euer Unternehmen.

• Verbesserungsmaßnahmen: Auf Grundlage des Feedbacks solltet ihr konkrete Verbesserungsmaßnahmen ergreifen, um die ermittelten Probleme zu beheben und die Employee Experience zu optimieren. Dies könnte zum Beispiel die Verbesserung von Arbeitsprozessen, die Anpassung der Arbeitsumgebung oder die Bereitstellung neuer Entwicklungsmöglichkeiten umfassen. Es ist wichtig, dass ihr als Unternehmen nicht nur Feedback einholt, sondern auch sichtbar danach handelt, denn nur so erkennen eure Mitarbeiter, dass ihre Meinung geschätzt und gehört wird. 

• Unternehmenskultur: Eine starke Unternehmenskultur ist die Grundlage  einer exzellenten Employee Experience. Eure Unternehmenskultur sollte auf Werten wie Offenheit, Vertrauen, Respekt und Zusammenhalt basieren. Ihr müsst als Unternehmen aktiv daran arbeiten, eine unterstützende und fördernde Atmosphäre zu schaffen, in der sich eure Mitarbeiter wohlfühlen. So können sie bessere Leistungen erbringen. 

• Tools nutzen: HR-Tools und Software zur Mitarbeiterbefragung, Datenanalyse oder zur Verwaltung der Mitarbeiterentwicklung bieten wertvolle Einblicke in das Wohlbefinden und die Zufriedenheit eurer Mitarbeiter. Nutzt diese Tools, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu verbessern und die Erfahrungen der Mitarbeiter gezielt zu gestalten. Die Tools können euch auch dabei helfen, Routineaufgaben zu automatisieren, wodurch mehr Zeit für zwischenmenschliche Interaktionen und strategische Initiativen bleibt

Extratipp: Es ist wichtig zu beachten, dass Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten oder auch Mitarbeiter im Homeoffice unterschiedliche Employee Journeys haben. Es kann also durchaus sein, dass eure Mitarbeiter im Hauptoffice zwar alle glücklich und zufrieden sind, in einem anderen Büro oder einer Filiale aber Missstände herrschen. Mitarbeiter im Homeoffice können sich im Vergleich zu denen im Büro benachteiligt fühlen, zum Beispiel wenn Maßnahmen zur Verbesserung der Employee Experience sich auf Umsetzungen vor Ort begrenzen. Achtet also auch stets auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter, die sich nicht in eurem direkten Arbeitsumfeld befinden.

Auch Mitarbeitern im Homeoffice oder in anderen Büros und Filialen sollte eine positive Employee Experience ermöglicht werden.

Mit diesen KPIs messt ihr den Erfolg eures Employee Experience Managements

Um den Erfolg eures Employee Experience Managements messen zu können, müsst ihr die für euch wichtigen Key Performance Indicators (KPIs) festlegen, anhand derer ihr eure Zielerreichung messen wollt. Solche KPIs können sein: 

• Employee Engagement Score: Aus den Mitarbeiterumfragen könnt ihr den Mitarbeiter-Engagement-Wert ermitteln. Dieser misst den Grad des Engagements, der Motivation und der Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Wie genau ihr den Employee Engagement Score messt, könnt ihr hier nachlesen: Employee Engagement Score.

• Fluktuationsrate: Die Fluktuationsrate gibt an, wie viele Mitarbeiter euer Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Eine niedrige Fluktuationsrate ist ein Indikator für eine gute Employee Experience, eine hohe Rate weist auf Probleme hin. Doch egal wie hoch die Fluktuationsrate ist, ihr als Unternehmen solltet grundsätzlich die Gründe für die Kündigung von Mitarbeitern analysieren. 

• Produktivitätsrate: Zufriedene Mitarbeiter sind in der Regel erheblich produktiver und effizienter als unzufriedene Mitarbeiter. Sinkt die Produktivität, kann das auf Probleme in der Employee Experience hinweisen. Die Produktivität eines Mitarbeiters könnt ihr u.a. anhand der Erreichung von Leistungszielen messen, anhand der Qualität der Arbeit oder anhand der Anzahl abgeschlossener Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitraums.  

• Mitarbeiterzufriedenheit: Mittels festgelegter Punkte, die ihr in Mitarbeiterumfragen abfragt, könnt ihr messen, wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter in bestimmten Bereichen ist, zum Beispiel ob sie mit den Entwicklungsmöglichkeiten zufrieden sind, mit ihrem Arbeitsumfeld, mit der Kommunikation im Unternehmen, etc. 

• Abwesenheits- und Krankheitszeiten: Wenn nicht gerade eine Pandemie herrscht, sind Abwesenheits- und Krankheitszeiten von Mitarbeitern ein Hinweis auf ihre Zufriedenheit mit eurem Unternehmen und ihrem Job. Vermehren sich die Abwesenheitszeiten eurer Mitarbeiter überdurchschnittlich stark, kann das auf Probleme in der Employee Experience hinweisen.

Fazit

Die Optimierung der Employee Experience ist ein Schlüssel zum langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Unternehmen, die sich auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter konzentrieren, profitieren von höheren Engagement-Raten, weniger Fluktuation und einer insgesamt besseren Arbeitsatmosphäre. Mit einer klaren Strategie, modernen Tools und einer Kultur der Offenheit und Wertschätzung lässt sich die Employee Experience erfolgreich gestalten – und damit die Grundlage für ein produktives, loyales und motiviertes Team legen.