Recruiting Automation: Diese Recruiting-Prozesse könnt ihr automatisieren

Große Unternehmen und Unternehmen mit vielen Standorten oder Franchisenehmern haben meist sehr viele offene Stellen zu besetzen. Für die HR-Abteilungen bedeutet das einen großen zeitlichen und finanziellen Aufwand. 

Mit der Hilfe von Recruiting Automation können sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben automatisiert werden, wodurch die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben haben und langfristig auch Kosten gespart werden. 

Wir erklären euch alles, was ihr über den Einsatz von Recruiting Automation wissen müsst. 

Was ist Recruiting Automation?

Recruiting Automation (Recruiting-Automatisierung) bezieht sich auf die Anwendung von Technologien und Softwarelösungen zur Automatisierung verschiedener Schritte und Aufgaben innerhalb des Recruiting-Prozesses, die zuvor manuell erledigt wurden. 

Ziel des Einsatzes von Recruiting Automation ist es, repetitive und zeitaufwändige Tätigkeiten zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Qualität der Einstellungen zu verbessern. 

Durch den Einsatz von Automatisierung können Recruiter sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, wie die Entwicklung von Beziehungen zu Kandidaten und die Verbesserung der Candidate Experience.

Vorteile von Recruiting Automation

Die Nutzung von Recruiting Automation bietet vor allem Unternehmen, die viele freie Stellen zu besetzen haben, zahlreiche Vorteile: 

Zeitersparnis

Einer der größten Vorteile des Einsatzes von Recruiting Automation ist die große Zeitersparnis, die damit erreicht werden kann. Durch die Automatisierung von repetitiven Aufgaben reduziert sich der Zeitaufwand für eure Mitarbeiter erheblich. Sie können sich so mehr auf andere Tätigkeiten konzentrieren, die nicht von einer Automation übernommen werden können, wie zum Beispiel die Bewerbungsgespräche oder Networking. 

Kosteneffizienz

Unternehmen, die viele offene Stellen zu besetzen haben, geben oftmals Aufgaben an Personalagenturen ab. Externe Agenturen sind allerdings meist nicht günstig. Der Einsatz von Recruiting Automation benötigt, klug eingesetzt, ein geringeres Budget. 

Auch wenn die Anfangskosten (z.B. Erwerb der entsprechenden Tools) zunächst höher ausfallen können, spart ihr mit dem Einsatz von Recruiting Automations langfristig Geld. Selbst wenn ihr keine Personalagenturen beauftragt, könnt ihr mit den Automatisierungen Geld sparen, da ihr damit auch den Zeitaufwand eures internen Personals reduziert und Fehler minimiert, was eine Nachbearbeitung und dadurch entstehende Zusatzkosten verhindert. 

Verbesserte Candidate Experience

Durch die Automatisierung von Kommunikationsprozessen (zum Beispiel Beantwortung von eingehenden Bewerbungen) erhalten die Kandidaten schnelle und konsistente Rückmeldungen, was sich positiv auf die Candidate Experience auswirkt. Automatisierte Systeme können personalisierte Nachrichten und Updates versenden, was die Kandidatenbindung stärkt. 

Erhöhte Genauigkeit und Konsistenz

Durch den Einsatz von Recruiting Automation Tools minimiert ihr das Risiko menschlicher Fehler, besonders bei sich wiederholenden Aufgaben. Es werden zum Beispiel keine wichtigen Schritte oder Details ausgelassen oder übersehen. 

Recruiting Automations ermöglichen konsistente Prozesse, so dass alle Kandidaten regelmäßig die für sie wichtigen Informationen erhalten und gleichen Bewertungskriterien unterliegen, was wiederum die Fairness im Auswahlprozess verbessert. 

Bessere Datenanalyse und Entscheidungsfindung

Automatisierte Systeme erfassen und analysieren eine große Menge an Daten in Echtzeit, was euch fundierte Entscheidungen ermöglicht. Datengetriebene Entscheidungen verbessern die Qualität der Einstellungen und reduzieren Fehlbesetzungen.

Durch die Analyse von Kandidaten- und Prozessdaten könnt ihr Trends und Optimierungspotenziale identifizieren und eure Recruiting-Strategie kontinuierlich anpassen.

Skalierbarkeit

Recruiting Automation ermöglicht es euch, eure Recruiting-Kapazitäten schnell und flexibel an euren Bedarf anzupassen, was besonders in Wachstumsphasen, aber auch bei saisonalen Schwankungen notwendig sein kann. Müsst ihr zum Beispiel in einem Monat 30 statt 10 neue Stellen ausschreiben, kann eine entsprechende Automatisierung für Stellenausschreibungen dafür sorgen, dass sich euer Aufwand dennoch kaum erhöht.

Skalierbare Systeme ermöglichen euch auch das Management großer Bewerbervolumen ohne Qualitätseinbußen. Internationale Rekrutierungen können mit Automatisierungen ebenfalls effizienter und koordinierter abgewickelt werden.

Zeitersparnis ist nur einer von vielen Vorteilen von Recruiting Automation.

Diese Recruiting-Prozesse könnt ihr automatisieren

Ihr könnt Recruiting Automations in nahezu allen Bereichen des Recruitings einsetzen. Einige davon sind:

Stellenausschreibungen

Unternehmen, die monatlich nur 2-3 Stellen ausschreiben, benötigen hierfür keine Automatisierung. Anders sieht es aus bei Unternehmen mit vielen Standorten, Filialen oder Franchisenehmern. Diese haben meist je Standort mehrere unterschiedliche Stellen zu vergeben. Die Ausschreibungen alle je Filiale und Job zu individualisieren und den jeweiligen Zielgruppen und Regionen angepasst auszuspielen, würde manuell viel zu viel Zeit und Aufwand verlangen. Dann sollte in jedem Fall eine Recruiting Automation, wie z.B. jobfire, verwendet werden. 

Bewerbermanagement

Tools zur Automatisierung von wiederkehrenden Vorgängen im Bewerbermanagement können euch u.a. dabei helfen

• den Überblick über eingehende Bewerbungen zu behalten,

• Bewerberdaten zu verwalten,

• automatische Updates (z.B. per Mail) an Bewerber zu versenden,

• die Terminplanung zu erleichtern und

• den Erfolg eures Bewerbermanagments anhand von Reportings und Kennzahlen zu messen.

Lebenslauf-Screening

Recruiting Automation Tools helfen eurer HR-Abteilung dabei, Lebensläufe schnell und effizient nach relevanten Schlüsselqualifikationen zu durchsuchen. Die Algorithmen können die Lebensläufe nach von euch vorgegebenen Kriterien bewerten und die besten Kandidaten hervorheben. So reduziert ihr nicht nur den manuellen Aufwand erheblich und beschleunigt den Auswahlprozess, sondern sorgt auch dafür, dass das Risiko von subjektiven Bewertungen minimiert wird. 

Kommunikation und Follow-ups

Recruiting Automation Tools sorgen mittels automatisierten E-Mail-, Messenger- und SMS-Systemen für eine schnelle und konsistente Kommunikation mit euren Bewerbern. Diese erhalten zeitnah Rückmeldungen und Updates zu ihrem Bewerbungsstatus. 

Automatisierte Follow-ups verbessern die Candidate Experience und halten die Kandidaten engagiert. Natürlich ist auch eine Personalisierung der Nachrichten möglich, nicht nur was den Namen betrifft, sondern zum Beispiel auch im Bezug auf den jeweiligen Bewerbungsstatus und die anstehenden nächsten Schritte. 

Automatisierungen in diesem Bereich sparen nicht nur Zeit, sondern helfen auch dabei, dass keine Kommunikation vergessen wird. 

Interviewplanung

Automatisierte Terminplanungstools erleichtern die Koordination von Interviews zwischen Kandidaten und Recruitern. Die Kandidaten können selbstständig verfügbare Zeiten auswählen, was den Planungsaufwand reduziert. Die Automatisierungen können Erinnerungen und Bestätigungen automatisch versenden, um No-Shows zu vermeiden. Mit vielen Tools können auch Videointerviews organisiert und durchgeführt werden. 

Der Einsatz von Recruiting Automation für die Interviewplanung sorgt dafür, dass eure Bewerber einen reibungslosen und effizienten Prozess erleben und verbessert somit die Candidate Experience. 

Onboarding-Prozesse

Das Onboarding ist ein entscheidender Bereich im Recruiting. Auch hier kann euch eine Recruiting Automation helfen, zum Beispiel indem neue Mitarbeiter automatisiert alle notwendigen Informationen und Dokumente erhalten. Es gibt auch Tools, mit denen ihr automatisiert Schulungspläne erstellen und deren Einhaltung überwachen könnt. Automatisierte Checklisten und Aufgabenverteilungen stellen sicher, dass nichts vergessen wird.

Mit Recruiting Automation Tools könnt ihr euren Onboarding-Prozess standardisieren und beschleunigen und ihr sorgt für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Vergesst aber dennoch nicht, dass im Onboarding persönliche Kontakte mit dem Team und den Vorgesetzten entscheidend sind. Ihr solltet also nicht alle Aspekte des Onboardings automatisieren. 

Automatisierung im Onboarding lohnt sich auch nur für Unternehmen, die viele neue Mitarbeiter einstellen. 

Talent Pool

Mittels Recruiting Automation lässt sich euer Talent Pool effizienter verwalten. Ihr könnt Kandidaten damit nach Fähigkeiten, Erfahrungen und Verfügbarkeit kategorisieren lassen. Mittels Automation könnt ihr den Kandidaten auch regelmäßige Updates zukommen lassen, zum Beispiel in Form eines Newsletters, regelmäßiger Job-Updates oder Einladungen zu Events. 

Mit einigen Tools können sich die Bewerber auch selbst in euren Talent Pool eintragen lassen, zum Beispiel indem dieser auf eurer Website oder auf einer Landingpage integriert wird.

Wenn ihr Recruiting Automation richtig einsetzt, habt ihr mehr Zeit für die wichtigen Dinge, wie zum Beispiel die Jobinterviews mit jungen Talenten.

KI in der Recruiting Automation

Viele Recruitment Automations nutzen inzwischen KI oder basieren komplett auf KI-Technologie. KI kann zum Beispiel in folgenden Bereichen unterstützen:

• Lebenslaufanalyse: KI-Algorithmen durchsuchen Lebensläufe nach Schlüsselqualifikationen und bewerten die Eignung der Kandidaten.Diese Technologien können auch Muster und Trends erkennen, die für die Stellenrelevanz wichtig sind. Durch maschinelles Lernen verbessern sich die Algorithmen kontinuierlich und liefern immer präzisere Ergebnisse.

• Kandidateninteraktion: KI-gesteuerte Chatbots können erste Kandidateninteraktionen übernehmen und grundlegende Fragen beantworten. Sie können auch die Verfügbarkeit von Kandidaten für Interviews prüfen und Termine koordinieren. Chatbots sorgen für eine schnelle und effiziente Kommunikation und verbessern die Candidate Experience.

• Vorhersagemodelle: Mittels KI können Vorhersagen entwickelt werden, die die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs eines Kandidaten in einer bestimmten Rolle ermitteln. Unternehmen können so besser informierte Entscheidungen treffen und die Qualität der Einstellungen verbessern.

• Bias-Reduzierung: KI kann helfen, unbewusste Vorurteile im Recruiting-Prozess zu reduzieren. Durch die Analyse von Daten und die Anwendung objektiver Kriterien können fairere Entscheidungen getroffen werden. KI-gestützte Systeme sorgen für mehr Diversität und Inklusion im Unternehmen. 

Sollte euer Unternehmen Recruitment Automation nutzen?

Ob euer Unternehmen Recruitment Automation nutzen sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Unternehmensgröße: Größere Unternehmen mit hohem Einstellungsvolumen können besonders von Automatisierung profitieren. Aber auch kleinere Unternehmen können durch effiziente Prozesse Zeit und Ressourcen sparen.

• Art der zu besetzenden Positionen: Für Positionen mit hohem Bewerberaufkommen ist Automatisierung besonders vorteilhaft. Spezialisierte oder hochrangige Positionen erfordern möglicherweise weiterhin mehr manuelle Eingriffe.

• Budget und Ressourcen: Die Implementierung von Automatisierungstechnologien erfordert anfängliche Investitionen, die sich nicht jedes Unternehmen leisten kann. Langfristig gesehen können diese Kosten aber wieder eingespart werden, u.a. durch die Effizienz der Automations und die dadurch für eure Mitarbeiter eingesparte Zeit. 

• Zielsetzung und Strategie: Wenn euer Unternehmen auf schnelles Wachstum und Skalierbarkeit abzielt, ist Automatisierung ein wichtiges Instrument. Auch die Verbesserung der Candidate Experience und die Reduzierung der Time-to-Hire können entscheidende Faktoren sein.

• Technologische Affinität: Es gibt natürlich viele Recruiting Automations, für die ihr keinerlei technisches Vorwissen benötigt, wie zum Beispiel jobfire. Generell solltet ihr aber, wenn ihr Recruiting Automations nutzen wollt, die Bereitschaft und Fähigkeit haben, neue Technologien zu implementieren und zu nutzen. Eine offene Haltung gegenüber Innovationen fördert den erfolgreichen Einsatz von Automatisierung.

Abschließend lässt sich sagen, dass Recruiting Automation ein mächtiges Werkzeug ist, um den Recruiting-Prozess effizienter, kostengünstiger und qualitativ hochwertiger zu gestalten. Jedes Unternehmen sollte sorgfältig prüfen, welche Prozesse automatisiert werden können und wie die Implementierung dieser Technologien den spezifischen Bedürfnissen und Zielen entspricht. Durch die richtige Anwendung von Automatisierungstechnologien kann die Personalbeschaffung auf ein neues Level gehoben werden, was langfristig den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.